Planificación anticipada con tiempo A, B, C

Por Ken Thompson, director de calidad y eficiencia

Al comienzo del año, dedicamos mucho tiempo a planificar el resto del año, estableciendo metas e implementando prácticas nuevas para mejorar la calidad de nuestros servicios. Con la primavera a la vuelta de la esquina, la forma en que abordamos nuestra planificación y la inevitable crisis de tiempo que viene con el clima más cálido, determinará nuestro éxito.

En Ruppert, hemos descubierto que una de las formas más efectivas de enseñar la importancia de una planificación adecuada es demostrar el tiempo A, B, C:

• El tiempo A representa la planificación que, si bien ocurre durante todo el proyecto, es más eficaz antes de comenzar el trabajo.
• El tiempo B se dedica a realizar el trabajo o completar una tarea específica.
• El tiempo C se dedica a arreglar y ajustar el trabajo realizado o reparar cualquier percance que se produzca en el camino

Con lo anterior en mente, supongamos que en el mundo de la contratación (tanto trabajos de mantenimiento como de construcción), idealmente, la fase de planificación debería tomar aproximadamente el 10% del tiempo total invertido, mientras que el 80% debería dedicarse a la realización del trabajo y el 10% asignado a reparar percances o errores.

La siguiente gráfica demuestra que a medida que disminuimos la planificación (tiempo A), el tiempo dedicado a corregir errores (tiempo C) aumenta inevitablemente. Debido a que nuestra división de mantenimiento de jardines requiere mucha mano de obra, los errores a menudo son más visibles y se detectan desde el principio, pero en la construcción de jardines, esto puede ser especialmente engañoso ya que es posible que muchos errores no se identifiquen hasta el final del proyecto. Por ejemplo, no verificar la nivelación antes de verter el concreto podría costar de cuatro a cinco veces el costo inicial de remover y volver a verter, especialmente si el proyecto está en marcha y luego tiene que trabajar alrededor de estructuras ya terminadas y otros obreros en el sitio.

Como el tiempo A se reduce inicialmente a la mitad del 10% al 5%, el tiempo C se duplica del 10% al 20% y, por lo tanto, el tiempo B se reduce del 80% al 75%. A medida que el tiempo de planificación se reduce aún más al 2,5%, el tiempo C vuelve a duplicarse al 40%, lo que reduce el tiempo B al 57,5%. Nos referimos a esto como la Regla de 2.5: si reduce el tiempo A a la mitad, duplicará el tiempo C.

Mirándolo así, simplemente podría preguntarse, ¿por qué alguien querría reducir el tiempo de planificación? Pero al pensar en los muchos proyectos simultáneos que tenemos entre manos, con una multitud de plazos y expectativas de los clientes que cumplir, es fácil entender cómo podemos sentirnos obligados a apresurar la fase de planificación y ponernos manos a la obra. Aquí es donde caemos en la trampa porque una vez que acelera la planificación, casi garantiza que corregirá más errores en la parte final del trabajo. Esto puede reducir la calidad general del trabajo, la productividad y la satisfacción del cliente, y a menudo se siente desorganizado y sin control en su trabajo e incluso en su vida personal, ya que pasa más tiempo tratando de ponerse al día y corrigiendo errores.

Al dedicar el tiempo y la energía adecuados a la planificación anticipada, podemos elaborar estrategias sobre las formas más efectivas de realizar las tareas y reducir el riesgo de errores, lo que nos permite utilizar el dinero de nuestros clientes de manera inteligente y aumenta nuestra rentabilidad, lo que nos mantiene avanzando. Tenga en cuenta el tiempo A, B, C al comenzar su próximo proyecto para que podamos continuar brindando valor a nuestros clientes a medida que nos acercamos a la primavera y más allá.