Seis consejos para mejorar la comunicación

Por Jason Dixon, director de desarrollo de negocios

¿Alguna vez le ha decepcionado el resultado de una conversación? Es probable que lo haya hecho, y existe la posibili-dad de que haya sido culpa suya. Quizás esté en una función de ventas o desarrollo comercial y el cliente potencial o el cliente actual hizo algo que usted no esperaba, como no firmar el contrato con usted o “ir en otra dirección”. O está colaborando con otra persona de su organización y esa persona no siguió sus instrucciones ni realizó la tarea que usted esperaba que hiciera de la manera que usted quería. Es fácil señalar a la otra parte y recalcar que es un mal prospecto o que no le presta atención. En su lugar, considere situaciones como esta como una oportunidad para mejorar sus propias habilidades de comunicación. Aquí hay algunos consejos:

1. Planifique con anticipación: Siempre que sea posible, prepárese para una conversación de antemano. Escriba su plan, revise el orden en el que quiere entregar la información y anticipe cualquier duda que pueda surgir. Cuanto más pueda planificar (especialmente para conversaciones desafiantes), mayores serán sus posibilidades de transmitir su mensaje de manera eficaz.
2. Preste atención: cuando se esté comunicando con otra persona, concéntrese completamente en la conversación. Busque pistas verbales y no verbales sobre cómo puede ir la conversación y no se distraiga con su lista mental de tareas pendientes, o peor aún, con su teléfono. Estar presente e involucrado en sus interacciones puede tener un gran impacto en el resultado.
3. Escuche: las habilidades para escuchar le permiten dar sentido y comprender lo que la otra persona está diciendo. En otras palabras, permite que las personas comprendan el significado detrás de las palabras. Recuerde que muchas veces las personas no quieren un compañero de conversación entretenido, solo quieren que alguien los escuche.
4. No monopolice una conversación: encuentre formas de comunicarse de manera más sucinta con menos tonterías para asegurarse de que las personas no se desconecten de usted y se pierdan cosas importantes. Haga una pausa y pregunte si la otra persona tiene alguna pregunta o necesita alguna aclaración, este gesto puede hacer que la gente se sienta escuchada.
5. Siga las señales de la otra persona: lo crea o no, no todo el mundo se comunica de la misma manera que usted. Algunas personas son muy visuales y pueden estar más enfocadas en su lenguaje corporal. Otros procesan la información basándose más en el sonido, lo que puede significar que tendrá que sintonizar su cadencia de habla y el volumen de su voz. Una buena regla general es hacer coincidir siempre su estilo con el de la persona con la que se está comunicando.
6. De seguimiento: cuando haya tenido una conversación con alguien donde se discutió mucho, haga un seguimiento por escrito. Existe una gran posibilidad de que no todo lo importante que deseaba compartir se recuerde como deseaba. Al hacer un seguimiento, puede reiterar los puntos claves que discutió y puede resaltar cualquier elemento de acción que surgió de la reunión y enumerar quién es responsable de completarlos. Esto agrega una capa de responsabilidad.

Cuando se trata de comunicación, no tenga miedo de parecer que se está esforzando demasiado. La mayoría de las veces, la gente apreciará su preparación, cortesía y minuciosidad. Ser un comunicador eficaz requiere mucha práctica y no siempre garantiza el éxito. Pero cuanto más intencional sea, mayores serán sus posibilidades de lograr lo que se propuso lograr y hacer que la otra persona se sienta valorada en el proceso.